Se acabó el papeleo. Desde ayer y gracias a la denominada e-factura las empresas españolas dejarán de archivar en papel los recibos correspondientes a sus pagos y cobros.
La aprobación de una resolución por parte de la Agencia Tributaria permite la puesta en marcha de la factura digital y revoluciona los actuales modelos de gestión administrativa. Hasta ahora, las empresas españolas podían utilizar las facturas digitales para sus relaciones comerciales, pero estaban obligadas a presentar siempre papeles impresos ante la administración de Hacienda.
El sector del gran consumo –tanto fabricantes como distribuidores– fue uno de los primeros en introducir en España la factura digital. El sistema, denominado Intercambio Electrónico de Documentos (EDI), comenzó a usarse en la década de los años ochenta del siglo pasado. Según Aecoc (Asociación Española de Codificación Comercial), la organización que impulsó el nuevo modelo de gestión, “el sistema digital de intercambio de facturas se ha consolidado como una vía que permite ganar tiempo y eficiencia a las compañías que lo utilizan”.
Ahorro de costes
La Aecoc asegura que tan sólo en el sector del gran consumo hay 2.700 compañías que se benefician ya de las facturas digitales, lo que permite un ahorro de costes anual de alrededor de dieciocho millones de euros. Alejandro Sánchez, máximo responsable del proyecto EDI en Aecoc, asegura que “la factura digital, que tiene, además, validez legal en toda Europa, constituye un paso decisivo para la optimización de los procesos de facturación”. En su opinión, “gracias a ella, el papel de las facturas desaparecerá definitivamente en las empresas españolas, agilizando los procesos administrativos”.
El comité de administración comercial y el comité de sistemas EDI de Aecoc llevan trabajando desde hace tiempo en el desarrollo de la e-factura y en la actualización de los sistemas informáticos para que las empresas de gran consumo puedan incorporar la firma digital a sus procesos de facturación. Según Aecoc, gracias a este trabajo, compañías como Carrefour, Condis, Caprabo, Eroski, Mercadona, El Corte Inglés, Matutano y Unilever operan ya mediante el intercambio de facturas digitales, con total validez legal. De acuerdo con sus propias estimaciones, este nuevo modelo de gestión permitirá recortar los costes administrativos en casi un veinte por ciento.
Ventajas
“La factura digital es, por su facilidad, comodidad y simplicidad, una extraordinaria oportunidad de mejora y ahorro en los procesos de administración”, aseguran en Aecoc. La intención de esta organización es que se utilice un estándar internacional común que ha sido promovido por la asociación internacional de comercio EAN, de la que Aecoc forma parte.
Según dicen, “la utilización de una herramienta común y estandarizada permite la automatización de los procesos, disminuyendo los errores y consiguiendo importantes ahorros de costes en la gestión de papel y simplificación de posibles litigios”.
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